Để lưu trữ theo chủ đề, hoàn toàn tùy thuộc vào bạn xử lý các tên hộp thư. Phần khó nhất là tìm các tên gợi nhớ. Nếu bạn không cẩn thận, bạn sẽ kết thúc với 4 hộp thư có các tên hơi khác nhau, mỗi hộp thư chứa 1/4 số thông điệp của cùng một chủ đề nào đó. cố gắng đưa ra những tên nào thực sự rõ ràng và đừng viết tắt. Nếu chủ đề là accounting thi hãy gọi hộp thư là accounting vì nếu bạn viết tắt thì bạn sẽ không bao giờ nhớ được là bạn gọi nó là acctng, acct, acntng hoặc bất cứ những chữ viết tắt nào khác.
Các hệ thống UNIX cho phép bạn gán nhiều tên cho một file duy nhất bằng cách sử dụng các liên kết. Điều này mang
lại một giải pháp cho vấn đề tên-hơi-khác-nhau này. Nếu bạn không thể nhớ tên
nào trong 4 tên sử dụng cho một hộp thư của dự án thì hãy làm một hộp thư và
liên kết với cả 4 tên. Bằng cách này bạn có cùng hộp thư bất kể tên nào mà bạn
sử dụng.
Một vấn
đề khác có liên quan là nơi để hộp thư. Hầu hết các chương trình thư tín đều có
một thư mục ưa thích dành cho hộp thư thường được gọi tên kiểu như Mail.Thường đó là một chỗ như bất kỳ chỗ nào bạn để hộp thư
của bạn. Tuy nhiên, đôi khi đưa hộp thư chứa các thông điệp về một dự án vào
cùng một thư mục với những file khác của cùng dự án
đó là một ý hay. Một lần nữa, với UNIX, bạn có thể sử dụng các liên kết sao cho
hộp thư vừa ở trong thư mục Mail vừa trong thư mục dự
án.
Những thư gửi
chuyền
Một
trong những điều đáng ghét nhất mà bạn có thể làm với thư điện tử là chuyển đi
những thư gửi chuyền. Vì mọi chương trình thư tín đều có các lệnh chuyển nên chỉ
với vài lần nhấn phím là bạn có thể lấy một thư loại này và chuyển chúng đi cho
hàng trăm nguời khác. Đừng làm điều đó. Các thư gởi chuyền này chỉ mang lại
thích thú vài giây và sau đó chỉ còn sự khó chịu.
