Forwarding (chuyển) một thông điệp bao gồm việc gói nó lại trong một thông điệp của chính bạn, kiểu như dán các chú ý Post-it khắp thông điệp đó. Thông thường forwarding một thông điệp sẽ chép nội dung gốc và đặt dấu trước từng dòng. Trả lời cho một thông điệp có thể hoat động theo cách thức tương tự, với thông điệp gốc được trích dẫn theo cùng cách trừ khi bạn viết thư lại cho người đã viết thông điệp lần đầu như trong ví dụ sau:
>Is there a lot of demand for
fruit pizza?
> In answer to your question, I
checked with our research department and found that the favorite pizza toppings
in the 18-34 age group are pepperoni, sausage, ham, pineapple, olives, peppers,
mushrooms, hambuger, an broccoli. Ispecifically asked about prunes and they
said that there was no statistically significant response about them.
Sau đó
bạn sửa chữa thông điệp. Nói chung nên bỏ đi những phần không hấp dẫn.
Phần kỹ xảo là sửa chữa văn bản thực sự. Nếu
thông điệp ngắn khoảng một màn hình thì bạn có thể để nguyên nó như vậy. Nếu nó
dài và chỉ có một phần là thích họp thì bạn nên rút ngắn chỉ còn để lại phần
thích hợp đó thôi. Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi có thể cho bạn biết rằng người
ta chú ý đến một dòng thông điệp thư điện tử ngắn gọn hơn là đến 12 trang trình
bày vấn đề từ một câu hỏi có 2 dòng.
Đôi khi cần phải sửa chữa tài liệu nhiều hơn nữa, đặc
biệt để nhấn mạnh một phần nào đó. Dĩ nhiên, khi
bạn làm như vậy, hãy bảo đảm là bạn không sửa đổi tới mức làm thay đổi ý tưởng
ban đầu của tác giả hoặc xuyên tạc ý nghĩa của thông điệp như trong trả lời
sau:
> In answer to your question, I
check with our
> research department and found
that the favorite pizza
> toppings... and
> they said that there was no
statistically significant
> response about them.
Đó là một cách xuất sắc để biến bạn thành thù. Đôi khi
cần phải sắp đặt câu cú một chút - trong trường họp đó đặt phần được sắp xếp
trong ngoặc vuông như sau:
> [When asked about prunes on
pizza, research]
said that there was no statistically
significant
> response about them.
Việc mọi
người không đồng ý về việc có nên sắp xếp câu để làm ngắn những phần trích dẫn
đi hay không là một ý hay. Nếu bạn làm tốt điều đó thì nó tiết kiệm thì giờ của
mọi người. Trái lại, nếu bạn làm kém và ai đó cảm thấy bị thương tổn thì bạn
phải tốn hàng tuần lễ xin lỗi sẽ xóa sạch bất kỳ thời gian nào mà bạn lẽ ra đã
tiết kiệm được. Tùy bạn quyết định.
